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Nota spese, conservazione in modalità analogica o informatica

 

Per quanto attiene alla modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, per alcuni documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste la previsione della conservazione elettronica. È, dunque, possibile scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico (Risp. Interpello AE 9 ottobre 2019 n. 403).

 

Secondo la normativa e la prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale - come le note spese e i loro giustificativi - deve, per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce tali caratteristiche - condizione non verificabile in sede di interpello - nulla osta alla sua adozione. In tale evenienza, i documenti analogici possono essere legittimamente sostituiti da documenti informatici. La distruzione dei giustificativi analogici delle note spese è consentita solo dopo il perfezionamento del processo di conservazione.

 

I giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali "non unici". Tuttavia, nell'ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l'Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall'ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.

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