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Ok alla nota spese in digitale, ma con qualche limitazione

Via libera alla digitalizzazione dei giustificativi di spesa nel rispetto delle regole. È questo, in sintesi, il principio espresso dall’Agenzia delle Entrate nella Risoluzione n. 96/E pubblicata lo scorso 21 luglio in risposta all’interpello presentato da una società informatica.

 

Il caso

L’istante ha progettato un’applicazione in grado di gestire in digitale le note delle spese prodotte da trasfertisti e i pertinenti giustificativi. In particolare, grazie all’app, il giustificativo di spesa (in formato analogico o elettronico) è acquisito come documento informatico per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con un dispositivo portatile in suo possesso (smartphone o tablet), sul quale è installata l’applicazione. A questa funzione dell’app se ne aggiungono molte altre, tutte descritte dall’istante nell’interpello, che consentono di formare e approvare la nota spese, controllare le spese e il processo, conservare elettronicamente le note sino a distruggere i giustificativi analogici.

 

La soluzione

L’Agenzia ricorda che, sulla base della normativa e della prassi, qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. A fronte di tali premesse, il processo ipotizzato dall’istante ottiene il via libera dell’Amministrazione, salvo alcuni accorgimenti in sede di conservazione e conseguente successiva possibilità distruzione dei giustificativi. In particolare, come precisato dall’Agenzia, se il giustificativo allegato alla nota spese “non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico”, la relativa conservazione elettronica necessita dell’intervento del pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico. Alla stessa conclusione sulla natura di documento analogico originale unico deve giungersi nelle ipotesi in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.

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